De wondere wereld van Virgo
Het distributiecentrum in Woerden van de Bijenkorf in juni 1994 bij de afsluiting van het Virgo project.
Het automatiseringssysteem dat de Bijenkorf toekomstbestendig moest maken, heette Virgo, dat niet minder betekende dan Voorraad Inzicht Resulteert in Grotere Opbrengst. De opzet van dit bedrijfsomvattende project was meer inzicht te krijgen in de goederenstroom in alle gelederen van de Bijenkorf. Het zou ook moeten leiden tot meer begrip van en een betere samenwerking tussen de verschillende functies. Daarvoor werden vier projectteams samengesteld: een commerciële groep, een fysieke inrichtingsgroep, een groep personeel en organisatie en een systemengroep. Tegelijkertijd zouden alle goedereninformatie-systemen volledig worden vernieuwd.
Het automatiseringssysteem dat de Bijenkorf toekomstbestendig moest maken, heette Virgo, dat niet minder betekende dan Voorraad Inzicht resulteert in Grotere Opbrengst.
De verschillende geledingen van de organisatie kregen van de directie de volgende opdrachten: voor de verkoop was het verkopen en nog eens verkopen, voor Woerden service verlenen in de breedste zin (goederen en informatie), voor de inkoop bepalen wat er verkocht moest gaan worden en hoe. Alle ondersteunende diensten waren bij de project betrokken. Het beoogde resultaat was het verhogen van de omzet, verlagen van de voorraden en een toename van het aantal vierkante meters in de winkel ten behoeve van nieuwe producten en concepten.
Het Virgo centraal was niet alleen een nieuw automatiseringssysteem, maar voorzag ook in het opstellen van nieuwe procedures, waardoor de inkoop en de assistenten de formele gang van zaken zouden kennen, maar ook weten wie waarvoor verantwoordelijk was. Het systeem ondersteunde de inkoop bij het orderen, de samenstelling van het assortiment, de bewaking van de voorraadpositie in Woerden en de filialen en het verschaffen van inzicht in de omzet in stuks en geld. De bouw van dit gecompliceerde systeem duurde van maart 1991 tot en met juni 1992. het omgaan met de nieuwe systemen vereiste ook nieuwe trainingsprogramma’s voor zowel de inkoop als de verkoop en distributie.
In oktober 1992 verscheen een door Frans Hali samengestelde uitgebreide leidraad (132 pagina’s) voor gebruik van geld- en goedereninformatiesystemen. Het boek diende niet alleen voor de opleiding, maar ook als naslagwerk. Naast een aantal basisbegrippen werden ook procedures behandeld als budgetteren, de order, geldinformatie, stuksinformatiesystemen voor mode (sigma) en voor hardware (labda), een monsterprocedure en de rechtstreekse leveringen.
Jaap Lagerweij, toentertijd directeur management services van de Bijenkorf herinnert zich:
“Heel bijzonder voor die tijd was dat wij in samenwerking met AXI de software zelf hebben ontwikkeld. En wat het nog bijzonderder maakte was dat we dit samen met de medewerkers hebben gedaan. Daarmee was niet alleen de betrokkenheid gegarandeerd, maar ook de totstandkoming van een ERP-pakket dat volledig was geschreven voor de specifieke situatie van de Bijenkorf. En dat moest ook wel, omdat, anders dan bij de supermarkten (waar ik voor mijn terugkeer bij de Bijenkorf vandaan kwam), wij bij de Bijenkorf van doen hadden met een mix van pull- en push artikelen en dat was zeker voor die tijd voor een ERP-pakket redelijk uniek. De kassa, waar de back-orders worden gemaakt, moet namelijk onderscheid maken in wat niet meer aanvulbaar is en wat wel. We waren met deze software-ontwikkeling toen onze tijd ver vooruit.”
Pagina uit Bijenkorf, april 1993.
Projectteam Virgo, 1992.