Enthousiasme en betrokkenheid
Het logo van het distributie prolect van 1991 tot en met 1994
Dit project gaf een nieuwe injectie aan het enthousiasme van de organisatie. Aan een nieuw elan door het groeiende zelfvertrouwen, een extra impuls aan de resultaten, maar bovenal meer plezier in het werk. Ook de ondernemingsraad werd sterk betrokken bij het project en ingeschakeld bij alle te nemen fundamentele beslissingen. Immers door dit project veranderde nogal wat functies van inhoud, en waren de meeste medewerkers direct betrokkenen bij het welslagen ervan. Alle medewerkers kregen speciale opleidingen om probleemloos met de nieuwe systemen te kunnen werken. Bovendien moest er op een andere manieren worden samengewerkt tussen inkoop, verkoop en distributie. En samenwerken was het alomvattende adagium dat door de directie werd gepromoot.
Wat waren uiteindelijk de waarneembare verbeteringen die na drie jaar intensief bouwen aan de systemen en de procesvernieuwingen waren bereikt?
Voor de inkoop betekende het dat er op ieder moment duidelijkheid was over verkopen in stuks per artikel en per filiaal.
Ook was er inzicht in de beschikbaarheid van nieuwe verkoopmeters per filiaal, de omvang van de voorraden en de bevoorrading per dag vanuit Woerden naar de winkels.
Voor de verkoop gold dat er gemakkelijker en vaker nabesteld kon worden vanuit Woerden en er helderdere informatie was wie wat wanneer verkocht. Ook was er beter inzicht op wat wanneer geleverd werd vanuit Woerden, waardoor de personeelsplanning gemakkelijker werd en beter afgestemd op de zwaarte van het werk voor de bevoorrading. Er konden vaker aanvullingen worden aangevraagd, die dan ook sneller vanuit Woerden geleverd werden.
Ook de fabrikanten van de Bijenkorf profiteerden van verbeteringen. Door de uitgebreidere informatie (elektronische berichtenuitwisseling) kon de fabrikant zijn productieplanning aanpassen aan het commerciële programma van de Bijenkorf, waardoor de levertijden verlaagd konden worden.
Door de projectmedewerkers werden trainingen op vrijwillige basis georganiseerd. Tijdens deze trainingsbijeenkomsten werd er uitgebreid ingegaan op het gebruik van de nieuwe systemen, de essentiële elementen van samenwerking tussen inkoop, verkoop en Woerden en werd aan alle deelnemers het blauwe boek van Virgo ter beschikking gesteld.
